Prehľad modulov Jeeves

Vzťahy so zákazníkmi (Customer Relations)

S modulom CRM poskytuje systém Jeeves funkcionalitu ako napr. manažment kontaktov, sledovanie predaja a manažment kampaní.  CRM modul ako natívna súčasť Jeeves má priamy prístup ku všetkým transakčným ERP dátam ako napr. otvorené objednávky, pohľadávky a mnohé ďalšie. CRM modul so všetkými svojimi integrovanými funkciami poskytuje ucelený obraz o vzťahu s obchodnými partnermi alebo príležitosťami.  Štandardne sú v CRM module nasledovné funkcionality:

  • Podpora marketingu (Marketing support)
  • Podpora predaja (Sales support)
  • Integrácia zdrojov (Groupware integration)
  • Nastavenie predaja (Sales configuration)

Jeeves ako integrovaný systém riadenia podniku umožňuje riadiť všetky aspekty vzťahov so zákazníkom. Pre každého odberateľa je možné vypracovať cenovú ponuku alebo zmluvu.

Funkcia Objednávky má kapacitu pre široký rozsah objednávok. Dovoľuje vložiť vlastné typy objednávok a realizovať vlastné procesy objednávania, využívať cenovú reguláciu, vzorky, atď. Používateľ môže robiť so všetkými typmi objednávok, bez ohľadu na to, aký proces objednávky je vybratý. Funkcia Alternatívna položka umožňuje použiť substitúciu položiek v prípade nedostupnosti položiek na sklade v čase zaregistrovania objednávky. Špeciálne procesy objednávania uľahčujú narábanie s položkami balenia alebo konfiguračnými položkami. Zákaznícka objednávka sa môže v sklade rezervovať a môže automaticky vytvoriť aj nákupnú objednávku zásobovateľovi pre dodávku tovaru zákazníkovi. Pri spracovaní objednávok sa vypočítava cena podľa pravidiel pre zákazníka, uskutočňuje sa kontrola dostupnosti položiek a navrhuje možný dátum dopravy.

Expedícia je realizovaná jednoducho pomocou kontrolných zoznamov. Vyskladnenie je vykonané podľa objednávky, termínu expedície na objednávke, atď.

Tvorba cien je založená na pravidlách, ktoré môžu zahŕňať dohodnutú cenu, fixnú cenu pre položku alebo cenník pre položku alebo skupinu položiek. Systém zliav je flexibilný podľa požiadaviek zákazníkov, hodnoty objednávky alebo zľavy položiek a je možné vytvoriť matice zliav pre zákazníkov a položky.

Fakturáciu je možné vykonať podľa objednávok ako hromadnú fakturáciu podľa zákazníka alebo za dodávku. Aktualizuje knihu pohľadávok a automaticky vytvára základné doklady, ktoré sú určené na vytlačenie fakturačného denníka. Na knihu pohľadávok je prepojené právne vymáhanie pohľadávok podľa zákazníkov alebo dodacích listov.

Štatistické tlačové zostavy následne poskytujú prehľad za rôzne fakturačné obdobia, zákazníkov a zákaznícke skupiny, položky a triedy položiek, atď.

Jeeves je vhodný pre globálne firmy pôsobiace vo viacerých krajinách (jazykové mutácie, cudzie meny, atď).

Nákup (Supply chain) 

Modul Nákup sa používa na plánovanie dopravy, distribúcie, dopytu zákazníka, dodávok zásobovateľov a výroby, aby sa dosiahla maximálna možná účinnosť celého dodávateľského reťazca. Predaj s využitím funkcionality EDI (Electronic Data Interchange v rámci modulu Spolupráca) dokáže pružne a cenovo výhodne realizovať prenos údajov v elektronickej forme. Modul Nákup v sebe integruje nasledovné funkcionality v jednotlivých pod-moduloch:

  • Plnenie objednávok (Order fullfilment: Order / Deliveries / Invoicing)
  • Objednávanie (EPS ordering)
  • Reklamácie a sťažnosti (Complaints management)
  • Zásoby (Inventory management)
  • Sklad (Warehouse management – WMS)
  • Nákup (Purchasing)
  • Transakcie medzi spoločnosťami (Inter-company transactions)
  • Logistika (Transport administration)

Modul Nákup umožňuje decentralizáciu i automatizáciu prijímania rozhodnutí v oblasti nákupu a zabezpečuje požiadavku udržiavať minimálny stav zásob.

Nákupné zmluvy sú tvorené pre položky a dodávateľov. Zmluvy sú limitované dátumom a každý rok je možné stanoviť nové ceny. Použitie alternatívnych dodávateľov umožňuje prepojiť nakupovanú položku s jej možnými dodávateľmi prostredníctvom špecifických údajov o položke. Okrem funkcie ručného vkladania nákupnej požiadavky je možné použiť aj funkciu automatickej tvorby požiadaviek na nákup.

Príjem dodávok je možné riadiť pomocou špeciálnych kontrolných zoznamov a rovnako pomocou zoznamov je možné ľahko spárovať dodávateľskú faktúru (napr. pre rozpustenie nákladov obstarania) s realizovanou nákupnou objednávkou.

Modul Nákup umožňuje vypracovať odstupňované cenníky pre určitého dodávateľa. Cenníky môžu byť v rôznych menách a s rôznou dobou platnosti.

Modul Nákup obsahuje prehľady, takže dodávateľské faktúry je možné jednoducho označiť v súvislosti s kompletnými nákupnými objednávkami. K niekoľkým nákupným objednávkam je možné priradiť tú istú dodávateľskú faktúru. K faktúre je možné priradiť aj ostatné náklady, napríklad faktúru za dopravu k nákupnej objednávke. Na základe konečného schválenia označenia faktúr nákupných objednávok môže byť podľa definovaných pravidiel automaticky vypočítaná priemerná cena nákupných položiek.

Všetky dodávky a operácie spojené s nákupnou objednávkou sú uložené v systéme, a tak je možné zo systému získať štatistické vyhodnotenia.

Pod-modul Zásoby poskytuje technickú základňu, nástroje a prostriedky komunikácie potrebné na dosiahnutie maximálnej možnej kvality dodávok a účinnosti dodávateľského systému.

Umožňuje pracovať s rôznymi typmi a položkami zásob. Položky je možné zatriediť do skupín, tried, výrobkových tried alebo môžu byť súčasťou kusovníkov. Po dodaní tovaru do podniku je možné rozhodnúť, či pôjde priamo na sklad alebo bude najprv vykonaná jeho vstupná kontrola. Riadenie zásob možno plne automatizovať stanovením minimálneho množstva.

V pod-module Zásoby je možné generovať prognózy na viacerých úrovniach. Prognózy sú založené na ročných údajoch z predchádzajúcich období a môžu sa týkať výpočtu množstva položky, pri ktorom je potrebné jej doobjednanie, veľkosti poistných zásob, ABC analýzy, atď.

Pod-modul Zásoby je integrovaný s ostatnými modulmi Jeeves a informácia je prístupná všade, bez ohľadu na miesto jej vloženia a v spojení s modulom Workflow umožňuje skrátiť čas realizácie a zabezpečiť kvalitu skladových prác a tovarových tokov.

Výroba (Manufacturing)

V module Výroba je plne pokryté plánovanie výroby na výrobných objednávkach, plánovanie polotovarov a materiálu, preplánovanie výroby, evidencia výroby, automatické účtovanie výroby, sledovanie skutočných nákladov vo výrobe a ich porovnanie s kalkuláciou. Okrem už spomínaných funkcionalít môžu byť v rámci modulu Výroba implementovane nasledovné funkcionality:

  • Riadenie a kontrola výrobných prevádzok/dielní (Shop floor control)
  • Dochádzka (Attendence)
  • Plánovanie a riadenie výroby (Production scheduling)
  • Kapacitné plánovanie  (CRP - Finite cap. Planning)
  • Plánovanie výrobných zdrojov (MRP-Net.req. planning)
  • Kontrola zásob (Inventory control)
  • Plánovanie (Master scheduling)
  • Prognózy (Forecasting)
  • Účtovanie nákladov výroby (Product cost accounting)

Prostredníctvom Modulu Výroba je možné dosiahnuť maximalizáciu účinnosti výrobného procesu, súčasne pri zjednodušení plánovacích potrieb a úsilia vynaloženého na kontrolu a administratívu.

Modul Výroba plne podporuje podniky v širokom spektre výrobných odvetví.

Systém Jeeves, prostredníctvom modulu Výroba plne podporuje hlavne výrobné procesy, všetky možné formy výroby na základe špecifikácií objednávok či kontraktov, riadenia a kontroly výrobných prevádzok/dielní na základe odhlasovania činností, nastavenie výroby na základe požiadaviek na zdroje a celkové plánovanie, ako aj podpora funkcionality manažmentu produktových dát (PDM).

Modul Výroba navyše obsahuje možnosť a širokú funkcionalitu grafického plánovania, ktoré poskytuje efektívnu kontrolu nad plánovanými aktivitami, využívaním zdrojov a riadením požiadaviek.

Ide o účinný grafický nástroj, ktorý prostredníctvom grafických okien zobrazuje informácie ľahko pochopiteľným spôsobom a prostredníctvom ktorého je možné:

  • efektívne plánovať čas a zdroje,
  • mať grafický prehľad aktuálne naplánovaných aktivít,
  • sledovať dopady objednávok voči kapacite,
  • simulovať rôzne plánovacie stratégie,
  • identifikovať úzke hrdlo vo výrobe,

Modul výroba je opäť plne integrovaný s ostatnými modulmi vďaka čomu sú všetky aspekty výroby plne integrované s celým účtovným systémom.

Služby (Services) 

Modul Služby významne zvyšuje a zlepšuje kontrolu nad plnením servisných činností/zmlúv a vzhľadom na to, že sú všetky informácie uložené v rovnakej databáze, je možné túto aktivitu kompletne monitorovať, či už z pohľadu zákazníka alebo produktu. Systém Jeeves umožňuje pomocou integrovanej funkcionality mobility aj prácu priamo v centre diania podľa aktuálnych potrieb.

Modul Služby pomáha spoločnostiam, ktoré poskytujú servis a údržbu zefektívniť ich prevádzku a riadenie. Použitie tohto modulu takisto zlepšuje podporu pre udržiavanie aj svojich vlastných aktív ako sú napr. stroje a zariadenia.

Na riadenie servisu a údržby je možné použiť dva prístupy. V prvom prístupe je možné za pomoci použitia registra v systéme Jeeves sledovať každú jednu položku individuálne. Alternatívne za použitia servisných objektov, ktoré predstavujú typ modelu výrobku, Jeeves umožňuje sledovať príslušný servis a údržbu, pričom v tomto prípade nie je až tak podstatné sledovať každý osobitný detail.  Práca servisného technika tak môže byť vykonávaná buď podľa vopred definovaného zoznamu činností vrátane materiálu a práce potrebnej pre výkon konkrétnej servisnej zákazky, alebo môže byť naplánovaná ako manuálny register potrebného času a materiálu v chronologickej postupnosti plánovaných prác. Servisní technici majú v ktoromkoľvek momente k dispozícii informácie o aktuálnom stave zásob pre požadované náhradné diely a v prípade potreby dokážu ľahko vytvoriť novú objednávku na potrebné náhradné diely.  Konkrétne ceny a zľavy sú k dispozícii buď zo zmlúv alebo z cenníkov a následná fakturácia je vykonávaná prostredníctvom štandardného fakturačného procesu po uzatvorení servisnej zákazky.

Finančný modul (Financials)

Finančný modul poskytuje funkcionality na vedenie účtovníctva prostredníctvom integrovaných funkcionalít ako: účtovný denník, obratová predvaha, predkontácie, manuálne alebo automatické zaúčtovanie pri použití až siedmych účtovných kľúčov, podpora IFRS/IAS, spoločná mena, neobmedzený počet cudzích mien, automatická aktualizácia kurzového lístka, výkaz cash flow, prehľady hlavných ukazovateľov ako obrat, hosp. výsledok, rozdelenie pohľadávok a záväzkov podľa splatnosti, pomerové ukazovatele, užívateľsky definované zostavy.  Finančné funkcionality sú logicky zoskupené v nasledovných pod-moduloch/funkcionalitách:

  • Hlavná účtovná kniha (General ledger)
  • Kontroling (Business control)
  • Plánovanie likvidity (Liqudity planning)
  • Analýzy a rozpočty (Analysis/budgeting)
  • Pohľadávky (Account receivables)
  • Záväzky (Account payables)
  • Evidencia majetku (Fixed assets ledger)

V Hlavnej účtovnej knihe sú vedené všetky ekonomické údaje potrebné pre zaúčtovanie a evidovanie účtovných zápisov, vypracovanie rozpočtov, prognóz, ako aj vnútropodnikové či externé výkazníctvo. Jeeves podporuje účtovanie podľa Medzinárodných finančných výkazníckych štandardov IFRS a Medzinárodných účtovníckych štandardov IAS.

Hlavná účtovná kniha, Účtovné knihy záväzkov a pohľadávok a Investičný majetok umožňujú spravovať viac firiem v tej istej databáze.

Sledovanie činností je možné pomocou 7 účtovných kľúčov a projektov pričom riadiace funkcie vychádzajú z princípu multi-dimenzionálneho zatriedenia obchodného prípadu. Umožňuje definovať pravidlá a šablóny pre účtovné zápisy. Najrýchlejším a najbezpečnejším spôsobom vykonania účtovných zápisov je automatické zaúčtovanie.

Rozpočet umožňuje naplánovať a kontrolovať celý ekonomický proces podnikania. Plánovanie a prognózy likvidity sa vytvárajú na základe zvolených kritérií.

Modul je postavený na maximálnej možnej otvorenosti tak, aby vizualizácia existujúceho ekonomického stavu existovala aj vtedy, keď prevody a obchodné udalosti nie je možné zaevidovať priamo pri „zdroji“ (integrácia účtovných zápisov z iných zdrojov).

Pohľadávky a Záväzky spolu s Hlavnou účtovnou knihou tvoria výkonný nástroj na riadenie toku peňazí a likvidity firmy a sú plne integrované. Jednou z najdôležitejších výhod je, že údaje sú do systému zadávané len jedenkrát, priamo pri „zdroji“.

Rovnako ako v Hlavnej účtovnej knihe aj v Knihe pohľadávok a záväzkov sú využívané definované pravidlá a šablóny účtovných zápisov s cieľom zvýšiť efektivitu ich vykonávania. Niektoré šablóny obsahujú návrhy na účtovné zápisy, zatiaľ čo iné môžu úplne riadiť účtovné zápisy bez možností výberu. Šablóny je možné zadefinovať všeobecne alebo individuálne pre jednotlivých zákazníkov/dodávateľov. V knihe záväzkov sú šablóny zadefinované napr. pre zápis údajov, finálne schválenie a úhradu dodávateľských faktúr. Podobne sú v Knihe pohľadávok definované šablóny s ohľadom na fakturáciu a prichádzajúce platby.

Postup vymáhania pohľadávok môže byť navrhnutý individuálne pre každého zákazníka na základe dohodnutých podmienok zmluvy a pravidiel o upomínaní (počet upozornení, najnižšiu hodnotu na ktorú môže byť vymáhanie a úrokovú sadzbu za vzniknutý úrok).

Pri výpočte úroku z omeškania je možné si vybrať z dvoch metód výpočtu – kompenzačnú metódu a „tradičnú“ metódu. Kompenzačná metóda znamená zvyšujúcu sa hodnotu fakturácie s narastajúcim úrokom, zatiaľ čo tradičná metóda len spracováva zaplatené faktúry. Úrok je počítaný zo saldovanej sumy z debetných a kreditných položiek.

Platby a platobné príkazy môžu byť uskutočňované manuálne alebo elektronicky (Homebanking, Internetbanking, EDI).

Všetky moduly (Hlavná účtovná kniha, Záväzky a Pohľadávky,...) spracovávajú neobmedzené množstvo mien. Používateľ si udržiava zoznam výmenných kurzov a zadáva dátum aktuálnych menových kurzov. Pri používaní viacerých cudzích mien je možné rýchlo a ľahko preceniť ako knihy pohľadávok tak aj knihy záväzkov podľa aktuálnych menových kurzov. Rozdiely menových kurzov sú automaticky zaúčtované podľa zadefinovaných účtovných postupov a jednotlivé účty sú prepočítané v hlavnej účtovnej knihe. 

Spolupráca (Collaboration)

Oblasť Spolupráce v sebe zahŕňa široké spektrum podporných funkcionalít:

  • e-Nákup (e-Purchasing)
  • e-Schvaľovanie (e-Approval)
  • e-Projekt (e-Project)
  • e-Servis (e-Service)
  • e-Commerce
  • EDI
  • ePlatby (ePayment)

Mimo vyššie spomínaných patria k ďalším funkcionalitám v oblasti Spolupráca aj nasledovné:

  • ePredaj (eSales)
  • Automatizácia procesov (Workflow automation)
  • Riadenie dokumentov (Electronic documents management EDM)

Pod-modul e-Projekt (e-Project) ponúka platformu na získanie plnej kontroly nad projektami a zákazkami.

Zákazka je základnou obchodnou udalosťou. S jednou zákazkou môže byť spojených aj niekoľko projektov. Pri plánovaní zákazky je možné vytvoriť osobitný vlastný cenník služieb a nákladov pre zákazku – projekt.

Harmonogram projektových (ľudských) kapacít môže byť vytvorený dvoma spôsobmi: s plánovaním v module Projekty, alebo bez neho. Pod-modul umožňuje kedykoľvek, podľa potreby odpisovať čas a vynaložené náklady, nezávisle na fakturácii a plní úlohu nástroja pre "postupný odhad zisku". Môže byť prepojený na iné moduly v Jeeves, napr. Zásoby a Nákup.

Pod-modul EDI možno použiť na výmenu obchodných údajov medzi Jeeves a systémami riadenia podnikov dodávateľov. Rovnako ako modul Nákup je EDI integrovaný so všetkými modulmi Jeeves.

Pod-modul e-Predaj (e-Sales) dáva príležitosť byť viac ako len obyčajným e-shopom. Je určený pre spoločnosti, ktoré potrebujú cenovo efektívne B2B riešenie poskytujúce produktový katalóg ako aj kompletné informácie napr. produktové popisy, špecifikácie, manuály, atď. Zákazníci majú na druhej strane tak možnosť sledovať stav svojich aktuálnych ako aj predošlých objednávok.

Pod-modul Workflow je určený na návrh a prezentáciu toku informácii a riadenie prebiehajúcich podnikateľských činností, postupu prác v podobe „zoznamov úloh“ a vývojových diagramov pre osoby poverené výkonom týchto úloh.  Obsahuje nástroje na návrh, kontrolu a administráciu riešenia podnikateľských aktivít a priebehu procesov pri ich konkrétnej realizácii a umožňuje plne ovládať priebeh týchto procesov.

Činnosť môže byť viazaná k požiadavke na získanie informácie z Jeeves alebo na získanie externej informácie, ale aj k potrebe prijať rozhodnutie ku ktorejkoľvek udalosti vloženej do Jeeves. Workflow má preddefinovaných osem typov udalostí.

Sledy činností popisujú poradie spúšťania činností. Pracovníci, ktorí sú zainteresovaní do postupu prác, pracujú s určitou informáciou alebo prijímajú rozhodnutia, sú rozdelení do skupín zdrojov. Jeden a ten istý zamestnanec môže mať v procese pridelených niekoľko rolí. Zamestnanci môžu v postupe prác používať špeciálne okno, v ktorom je zobrazený zoznam pracovných úloh.

Workflow je hlavne osobný výkonný nástroj, avšak veľmi dobre môže fungovať ako navigátor v Jeeves alebo MS Windows. Každá činnosť vo Workflow môže byť monitorovaná prostredníctvom administrátorského nástroja, ktorým sa dajú prehliadať parametre, stavy, čakacie doby a časy trvania udalostí. Administrátor môže sledovať realizáciu a hodnotiť využitie zdrojov v skupinách zdrojov – či je potrebné skupinu posilniť, alebo je nejaký člen skupiny prebytočný.

Ďalšou dôležitou funkcionalitou modulu Spolupráca je EDM (alebo Riadenie dokumentov), ktorá plní základné požiadavky kladené na systém riadenia dokumentov a to pre všetky typy dokumentov.

Každý dokument by mal byť uložený na jednom mieste, presne tak ako iné dáta v systéme a v databáze si pamätá len ukazovateľ (pointer), kde a kým boli uložené samotné dokumenty. Toto riešenie preto umožňuje spracovanie všetkých typov dokumentov. Typ dokumentu určuje aj prístupové práva, definujúce kto je oprávnený prezrieť si jednotlivé typy dokumentov.

Pre každý nový dokument je generované jedinečné ID, pod ktorým je dokument uložený. Pre sledovanie zmien a osôb, ktoré tieto zmeny vykonali, používa Jeeves EDM funkciu riadenia revízií dokumentov a manažéra verzií. Modul obsahuje jednoducho ovládateľné nástroje na tvorbu opakovateľne použiteľných šablón v MS Word, ktoré môžu byť vyplňované dátami z ľubovoľného programu v Jeeves. Po prepojení s programom MS Outlook môžu byť odoslané a prijaté maily uložené na centrálnom serveri pre súbory.

Modul je plne integrovaný s ostatnými modulmi systému a vždy je možné spätne zistiť v súvislosti s ktorým obchodným prípadom a/alebo objektom dokument vznikol. Pracuje aj s viacnásobným dokumentom a celkový pohľad na dokument je možné získať grafickým zobrazením hierarchickej stromovej štruktúry.

CPZ - Centrum podpory zákazníkov

Aktuálne

News stream JEEVES.SE

RSS